IFK Skövde Handboll – persondatapolicy
IFK Skövde Handboll (IFK) är personuppgiftsansvarig för IFK:s behandling av personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. IFK värnar om sina medlemmars och andras integritet, som anförtror föreningen sina personuppgifter. Denna policy utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur IFK, i egenskap av personuppgiftsansvarig, arbetar för att korrekt hantera personuppgifter enligt gällande lagstiftning och regelverk.
1.Syfte
Syftet med denna policy är att informera om hur IFK behandlar personuppgifter, vad IFK använder dem till, hur dessa behandlas, vilka som får ta del av personuppgifter och under vilka förutsättningar, samt hur berörda personer kan ta tillvara sina rättigheter.
2. Ändamål
IFK behandlar personuppgifter avseende medlemmar, anhöriga till minderåriga medlemmar, anställda samt i förekommande fall besökare till IFK:s olika evenemang. Under vissa omständigheter hanterar IFK data innehållande personuppgifter på uppdrag av IFK:s partners. Hantering av dessa uppgifter regleras av ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan parterna.
IFK behandlar de anställdas personuppgifter främst för att fullfölja föreningens förpliktelser mot medlemmar, anställda och andra intressenter. Föreningens utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för varje ändamål, och vi strävar alltid efter att minimera användning av personuppgifter som kan betraktas som integritetskänsliga uppgifter.
För övriga personer hanterar IFK personuppgifter i syfte att ge bra service. Detta kan t ex gälla hantering i samband med evenemang, arbetsansökningar, marknadsföring, uppföljning och information i kommunikation med kunder och leverantörer. Varje person har rätt att motsätta sig att IFK använder personuppgifter för direktmarknadsföring.
När IFK samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan motsätta dig det.
3. Riktlinjer IFK:s personuppgiftsbehandling
IFK behandlar endast personuppgifter när ändamål så kräver och på en laglig grund. IFK behandlar inte personuppgifter i annat fall än när dessa behövs för att fullgöra förpliktelser enligt föreningens ordinarie verksamhet, avtal och lag. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:
-
- Namn
- Adress
- E-postadress
- Telefonnummer
- Ålder
- Födelsedatum
- Kön
- Titel
- Användarnamn
- Fotografier
- Betalkortsnummer, kreditkortsnummer och andra bankrelaterade uppgifter
- Uppgifter som berörda personer registrerar självmant och frivilligt uppger
- Innehåll som personer själva publicerar, så kallat användargenererat innehåll
- Eventuella IP-adresser
4. Inhämtning av personuppgifter
IFK försöker i möjligaste mån att inhämta samtycke innan behandling av personuppgifter. Samtycke till behandling av personuppgifter sker genom acceptans av IFK:s allmänna villkor för personuppgiftshantering. Varje person har när som helst rätt att återkalla sitt samtycke. IFK kommer då inte längre att behandla aktuella personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra IFK:s skyldigheter enligt avtal eller lag
IFK får tillgång till personuppgifter på följande sätt:
-
- Uppgifter som en person tillhandahåller direkt till IFK
- Uppgifter som registreras när en person besöker IFK:s hemsida
- Uppgifter inhämtade från offentliga register
- Uppgifter erhålls i samband med att en person kontaktar/anlitar någon av IFK:s medarbetare
- Uppgifter som IFK får när en person anmäler sig till föreningens olika aktiviteter
- Uppgifter som IFK får när en person anmäler sig till nyhetsbrev och andra utskick
- Uppgifter som IFK får när en person svarar på enkäter och undersökningar
- Uppgifter som IFK får när en person kontaktar föreningen, söker anställning hos föreningen, besöker föreningen eller på annat sätt tar kontakt med föreningen.
- Uppgifter som IFK får via eventuella cookies på IFK:s hemsida.
5. Information i samband med inhämtning av personuppgifter
När IFK inhämtar personuppgifter för första gången, informerar IFK den aktuella personen om hur föreningen har tagit del av personuppgifterna, vad föreningen kommer att använda uppgifterna till, vilka rättigheter personen har enligt dataskyddslagstiftningen och hur personen kan ta tillvara dessa rättigheter. Information ges om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur personen kan kontakta IFK om personen har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser sina personuppgifter och/eller rättigheter.
6. Behandling av personuppgifter
Personuppgifter som hanteras av IFK regleras på övergripande nivå av IFK policy för IT-säkerhet.
IFK har utarbetade rutiner och arbetssätt för att personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dessa.
I fråga om känsliga personuppgifter har särskilda behörighetskontroller inrättats, vilket innebär ett högre skydd för aktuella personuppgifter.
IFK:s säkerhetssystem är konfigurerade och uppsatta för att erbjuda högsta möjliga skydd mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för avseende säker hantering av personuppgifter.
7. Lagringstid
Personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna policy. IFK kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka IFK:s rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.
IFK sparar personuppgifter i högst 24 månader så länge dessa inte omfattas av rättslig förpliktelse, avtal eller en välgrundad intresseavvägning.
8. Utlämnande av personuppgifter till tredje part
IFK:s utgångspunkt är att inte lämna ut personuppgifter till tredje part om inte samtycke föreligger eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla IFKs förpliktelser enligt avtal eller lag.
9. Dina rättigheter avseende personuppgiftshantering
IFK kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
Du har rätt att begära
a. Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig, förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering) samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt.
b. Rättelse av dina personuppgifter. IFK kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter föreningen behandlar om dig.
c. Radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
d. Begränsning av behandling. Det innebär att dina personuppgifter markeras så att de endast får behandlas för vissa avgränsade ändamål. Du kan bland annat begära begränsning när du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse. Under tiden uppgifternas korrekthet utreds kommer behandlingen av dem att begränsas.
Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer IFK enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.
Om du inte vill att IFK behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring, så som utskick av informationsmaterial, har du alltid rätt att invända mot sådan behandling genom att skicka ett mail till: kansli@ifkskovdehandboll.com. När IFK har föreningen mottagit din invändning kommer att upphöra med att behandla personuppgifterna för sådant marknadsföringsändamål.
Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.
Ansvar och kontaktinformation
IFK är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen är ansvarig för hur personuppgifter behandlas och att berörda personers rättigheter tas tillvara.
IFK Skövde Handbolls dataskyddsombud är Erik Sackari.
Vid frågor kontakta IFK:
Tel: 0500 – 41 40 50
E-post: kansli@ifkskovdehandboll.com